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Gestion électronique de documents : MLdocs
13
200718
Février
  gabybob Modules 13925

Module MLdocsMLdocs est un module développé avec Xoops qui s'adresse aux professionnels désireux, dans leur intranet, d'utiliser un classement centralisé de la documentation de l'entreprise.

Les utilisateurs, rattachés à un service, un département, publient leurs documents issus des suites logicielles Microsoft Office, Open Office, au format pdf voire issus d'une numérisation qu'il est ensuite possible de visualiser à l'aide d'extensions.

Les documents sont d'abord réceptionnés par une bannette, attachée à un service (par exemple), pour former une archive. D'autres documents peuvent ensuite être joints à cette archive.

Le contenu de cette bannette est ensuite transféré sur le serveur de production, tous les éléments de l'archive sont indexés par MLdocs et accessibles ensuite autant dans l'intranet de l'entreprise que par extranet avec l'option ftp.

L'utilisation de la technologie Ajax autorise le chargement de multiples fichiers dans une interface conviviale.



Pré-requis

  • Serveur web Apache 2.0 et supérieur
  • Php 4.2/5.x
  • MySql 4 ou 5
  • Javascript 1.2

Le fonctionnement de ce programme a été testé avec succès sous Ubuntu 6.06, Apache, php5, mysql 5, mais aussi avec Xamp 1.5.41 sous Linux et Windows XP

Versions

La diffusion de ce module comporte une version de base à laquelle peut s'adjoindre une version étendue avec des fonctionnalités complémentaires.

Version de base

  • indexation d'une ou plusieurs vue(s) numérisées, documents *.opt, *.pdf, *.doc, *.xls
  • création d'index personnalisé
  • recherche par mots clés
  • classement par service (département)
  • gestion des permissions pour rendre visibles les archives à un ou plusieurs département(s)
  • gestion des droits de l'utilisateur ou rôles
  • gestion de la priorité(cinq niveaux permis afin de créer des classes d'archive)
  • gestion des réponses (mini workflow) une archive <=> une réponse
  • classement centralisé des archives et rayonnage informatique
  • plugin explore (application PHP permettant la visualisation des vues numérisées et/ou documents) (version actuelle implémentée => 7.15, site Internet => http://www.jbc-explorer.com
  • plugin viewer (comparable à une galerie d'images) visualise les formats d'images jpg, gif,bmp, png.

NOTA: le format d'image tiff n'est pas géré à l'affichage, celui ci est converti au format png grâce au fichier binaire tiff2png

Télécharger MLdocs 0.86

Version étendue

L'obtention de cette version peut s'obtenir moyennant le paiement du contrat de partenariat obtenu sur demande

  • gestion de l'indexation avec code à barres
  • intégration OCR
  • recherche full texte
  • sauvegarde automatisée
  • scellement numérique
  • gestion de la version des documents
  • reprise des archives (ajout, supression, modification)
  • département par défaut pour l'utilisateur connecté

Maintenance

La version actuelle (v0.86) est une version beta qui est utilisée en production depuis avril 2006. Les retours d'information que cette mise à disposition ne manquera pas de provoquer nous permettrons de passer rapidement vers une version stable.

Byoos solutions est à même de vous proposer des contrats de maintenance sur ce produit.

Remerciements

Ce programme a été développé à partir du module xHelp 0.77 et nous remercions Eric JUDEN ainsi que l'équipe de 3dev pour le travail fourni sur xHelp.

Merci également à Skalpa; développeur du noyau Xoops (xoops.org) et Christian (Xoops France) pour l'aide apportée dans ce projet.

Gabriel
Byoos solutions
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gabybob Posté le: 18/02/2007 20:39  Mis à jour: 18/02/2007 22:14
 Re: Gestion électronique de documents : GED MLdocs
Bonsoir,

merci pour vos encouragements,

La version étendue de la GED MLdocs est déjà en production sur trois sites du monde de la santé, installée sur des serveurs LINUX, indexation par codes à barres, numérisation sur un moyen de production 20 pages minute recto / verso connecté au réseau local.

Au rythme de une indexation toutes les 1'30"

la partie édition, modification d'archives n'est pas implémentée dans la v0.86 et fixée dans la version de production (P).

le scellement numérique en SHA-1 (Secure Hash Algorithm) est encore expérimental en boucle ouverte dans cette version et fixé dans la version (P). comme nous l'avons annoncé dans la présentation toutes les adaptations sont étudiées sur demande.

Cette version a demandé 1 an et demi d'études et nous a permis de fixer les choix technologiques.

merci encore à tous les contributeurs.

Gabriel
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jeankrikri Posté le: 20/02/2007 14:07  Mis à jour: 20/02/2007 14:07
 Re: Gestion électronique de documents : GED MLdocs
Bonjour,

j'ai installé ce module pour le tester mais j'avoue que je comprends pas bien son fonctionnement. Une fois un document archivé a priori on y a plus accès ?

Est-ce que l'on peut voir une démonstration quelque part ?
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belugha Posté le: 20/02/2007 15:58  Mis à jour: 20/02/2007 15:58
 Re: Gestion électronique de documents : MLdocs
Bonjour,

Ce module ne va-t-il pas à l'encontre de xoopspro ?

Je recherche une gestion de document en intranet afin de mettre en ligne toutes les informations internes, les informations de la communication, de la GRH, annuaire téléphonique … Mais également de pouvoir créer des espaces d’informations réservés (comptes rendus, CHSCT...).
A ces besoins classiques s’ajouterait une volonté de dématérialiser certaines demandes (bons de commandes, demandes de congés, autres demandes...)

Et j'avoue ne savoir quoi choisir ????

[mode blague on]
Nuxeo 5
[mode blague off]
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choupette Posté le: 21/02/2007 18:14  Mis à jour: 21/02/2007 18:14
 Re: Gestion électronique de documents : MLdocs
ce module est une superbe idée.

Plusieurs choses à signaler:

-
dans l'explorer je vois tous les "sous-dossiers" du dossier "default" normal ?


-
dans le menu si je clique sur banette j'ai une page sans rien normal ?

Pourquoi des dossiers banette et bannette ?

voila pour moi fonctionnel à 80%.

vivement que cela soit bon a 100% que je l'install en production.

Merci de ce travail
sinon c'est d'la bombe comme idée.
(cool
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gabybob Posté le: 23/02/2007 00:38  Mis à jour: 23/02/2007 00:38
 Re: Gestion électronique de documents : GED MLdocs
bonsoir,

l'accès aux documents se fait à partir du sommaire en cliquant sur le code archive.

Ne pas oublier de créer (admin) un département, d'y ajouter un utilisateur et de lui affecter un rôle...

cliquer sur le lien correspondant au fichier.

la version de démontration est à l'adresse suivante : http://www.byoos.fr choisir MLdocs

bonne navigation
Gabriel
Aspirant
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gabybob Posté le: 23/02/2007 00:48  Mis à jour: 23/02/2007 00:51
 Re: Gestion électronique de documents : MLdocs
belugha
Citation :
Je recherche une gestion de document en intranet afin de mettre en ligne toutes les informations internes, les informations de la communication, de la GRH, annuaire téléphonique … Mais également de pouvoir créer des espaces d’informations réservés (comptes rendus, CHSCT...).


bonsoir,

Ne cherchez plus, rejoingnez-nous sur le site http://www.byoos.fr

Nos offres de services vont du conseil au déploiement, la G.E.D est notre spécialité avec déjà plusieurs références.

cordialement
Gabriel
Newbie
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superpye Posté le: 09/03/2007 10:01  Mis à jour: 09/03/2007 10:01
 Re: Gestion électronique de documents : MLdocs
Bonjour,

Responsable d'un service organisation, nous recherchons pour une PME de 100 personnes dans le domaine financier, une solution "pragmatique" de GED. J'ai déjà étudié la solution GNU Maarch qui présente de très bonnes choses mais ... mes messages sur le forums restent lettre morte et certaines limites fonctionnelles semblent exclurent cet outil de notre sélection. Depuis hier, nous avons abordé votre solution de GED (mldocs donc) qui semble plus aboutie ... j'espère simplement que le forum fonctionne ....
Après avoir installé XoopS puis mldocs, nous avons commencé à tester votre module. L'ensemble parait très sérieux mais nous rencontrons quelques difficultés :
- Y a t'il une documentation fonctionnelle mldocs quelque part ?
- Nous avons essayé de rajouter des attributs personnalisés sur les fiches documents mais sans succes (exemple : attribut de type listbox obligatoire en indexation et servant ensuite de sélection en consultation).

Quoi qu'il en soit, merci pour votre beau travail
Anonyme Posté le: 09/03/2007 12:32  Mis à jour: 09/03/2007 12:32
 Re: Gestion électronique de documents : MLdocs
Bonjour,

Je pense que les questions peuvent directement être adressées au développeur qui a posté l'article, ou alors sur le site de Byoos mentionné dans ce même article.

Ou alors poser une question sur le forum, si un utilisateur Xoops emploie ce module, il se fera un devoir de répondre

@+
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superpye Posté le: 09/03/2007 12:56  Mis à jour: 09/03/2007 12:56
 Re: Gestion électronique de documents : MLdocs
Merci.

Je transmets ma demande à l'adresse byoos comme indiqué.
Aspirant
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gabybob Posté le: 11/03/2007 01:00  Mis à jour: 11/03/2007 01:00
 Re: Gestion électronique de documents : MLdocs
bonsoir,

champ personnalisés (index)
Je pense que votre problème provient de la codification de la liste customisée:

exemple

val1=maison
val2=voiture
val3=avion
.....

valx étant l'index de votre liste vous devez l'indiquer dans la zone index
Newbie
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superpye Posté le: 12/03/2007 15:40  Mis à jour: 12/03/2007 15:40
 Re: Gestion électronique de documents : MLdocs
Bonjour,

C'est effectivement cela. J'ai ainsi pu créer quelques métadonnées personnalisées et globalement, votre système fonctionne plutôt bien. Je pense en faire une démonstration en interne et ensuite voir si la version payante peut encore nous apporter un plus (OCR, code à barre, versionning, ...).

Questions complémentaires :
- Pourquoi avoir pris l'option de dupliquer les fichiers archivés (sous le répertoire "archives") ? Cela génère un doublement de l'espace de stockage.
- Les sous-répertoires "archives" s'arrêtent à 99. Y a t'il un nombre limité d'archives possibles ?
- Une doc fonctionnelle est-elle dispo quelque part ?

Merci.
Aspirant
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gabybob Posté le: 12/03/2007 22:36  Mis à jour: 12/03/2007 22:36
 Re: Gestion électronique de documents : MLdocs
bonsoir,

dans cette version "free" les archives sont copiées dans un cache afin de ne pas perdre l'intégrité de la source, le cache peut être purgé manuellement.

les vues au format tiff sont translatées au format png plus facilement manipulables sur le réseau.

la seule limite est la taille du disque dur affecté aux données, actuellemnt nos serveurs vont de 160 à 250 Go.

pour les autres points nous sommes à votre disposition sur notre site http://www.byoos.fr
toutes les adaptations sont possibles sur définitions de votre besoin bien sûr.

Gabriel
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